TEMA 3. LA GESTIÓN DE STOCKS

1. Los stocks

Una característica común a todas las mercancías es la necesidad de mantenerlas en continuo movimiento.Es decir, en proceso productivo, una vez que la materia prima es extraida del medio natural, debe ser transformada e incorporada al proceso de fabricación de un producto final listo para la venta. En caso de no cumplirse el continuo tránsito, la cadena logística perdería su sentido.

La falta de existencias de un producto en una tienda, con la pérdida de ventas que ello conlleva, es uno de los fallos más comunes de las empresas y al que los clientes están acostumbrados. Esto se debe a una mala gestión de su stock de la empresa.

Stock: Conjunto de existencias almacenadas en la empresa hasta su uso o venta.

Para evitar problemas de gestión de stocks, algunas empresas utilizan el sistema Just in Time (JIT), es decir, fabricación bajo demanda.

 Principales ventajas de JIT:

   -No se necesitan infraestructuras de almacenamiento, se ahorrará en costes.

   -Se reduce el inventario y, por tanto, su coste.

   -Se minimiza el stock obsoleto.

   -Se trata de un sistema flexible.

- A partir del sistema JIT se desarrolló la metodología Kanban, que gestiona las tareas de forma ágil y eficaz, ya que permite revisar rápidamente el estado de los proyectos.

 Principales ventajas de Kanban:

   -Se premia la calidad frente a la rapidez en los procesos.

   -De esta apuesta por la calidad se deriva la reducción de desperdicios.

   -La prioridad de las tareas se adapta a las necesidades de la producción.

Analizando ambos sistemas se deducen los principales inconvenientes de almacenar mercancías, principalmente en forma de costes en:

   -Las infraestructuras de almacenamiento.

   -Los medios de gestión del stock para evitar el exceso o el defecto de existencias, lo que a su vez genera otros gastos.

   -El deterioro de mercancías por exceso de tiempo en el almacén.

1.1. Tipos de stocks.

    A. Stocks según su función:

-Stock de ciclo: Existencias para cubrir la demanda mientras llega el próximo pedido.

-Stock estacional: Existencias disponibles para aumentos esperados de la demanda.

-Stock de tránsito: Existencias pendientes de ser entregadas (o terminadas de fabricar) y en el trayecto de destino.

-Stock óptimo: Nivel adecuado de existencias almacenadas para atender la posible demanda pero sin generar un exceso inútil.

-Stock de seguridad: Existencias previstas para hacer frente a un incremento puntual de la demanda o a un retraso en la entrega del pedido.

-Stock de presentación: Existencias expuestas al público en el comercio:

-Stock de especulación: Se compran existencias ante un futuro incremento de los precios o ante la dificultad de su suministro.

-Stock de anticipación: Stock que se acumula ante un incremento previsto de las ventas.

-Stock de recuperación: Existencias usadas que se pueden volver a utilizar en su totalidad o al menos en parte.

-Stock muerto: Existencias que no pueden ser reutilizadas ni vendidas por un cambio en la demanda o en las necesidades del cliente.

-Stock máximo: Cantidad máxima de existencias que es posible almacenar.

    B. Stocks según el material.

-Producto terminado: Artículos listos para la venta.

-Material de acondicionamiento: Envases, embalajes y artículos utilizados para dejar acabado el producto.

-Materias primas: Elementos obtenidos de la naturaleza necesarios para fabricar productos o prestar servicios.

-Materiales en curso: Materiales que se añaden para la fabricación de otro producto.

-Componentes: Productos acabados que se incorporan en la fabricación de otro producto y que por si solos no tienen función.

-Subproductos: Residuos y desechos productos en la fabricación.

1.2. Funciones del stock.

-Reguladora: La empresa podrá hacer frente a incrementos en las ventas según evolución del mercado.

-Comercial: Facilita la logística empresarial, permitiendo cumplir con los plazos y condiciones pactadas con los clientes.

-Económica: Es posible negociar mejores precios y condiciones de pago, al comprar grandes volúmenes de mercancía (economías de escala).

2. Métodos de gestión de stocks.

Cada empresa decide como controlar el stock para no quedarse sin existencias y evitar excederse en los costes de almacenamiento. Se denomina gestión de stock y distingue dos partes en el proceso de gestión:

     - Recepción y expedición de la mercancía, es decir como se identifican y registran las entradas y             salidas de artículos.

     - La ubicación de la mercancía, es decir, dónde se localiza cada artículo en función del tipo d existencia y de la rotación de la misma.

2.1. Sistemas de control de existencias.

Inventario permanente: Proceso en el que las empresas controlan el stock a través de fichas de artículos que se cotejan con los albaranes y en las que se indican los datos del mismo, si es una entrada o una salida, su lugar de ubicación y los movimientos y existencias después de cada registro.

Primero la empresa debe identificar los artículos para tener cada unidad localizada y valorada en todo momento.

En la actualidad, esto es posible gracias a softwares especializados que digitalizan y procesan la información introducida antes en una base de datos.

Se sigue un proceso previo de codificación estandarizada y cada empresa codificará su mercancía antes de proceder a su ubicación. Existen tres sistemas de codificación:

   A. Código de barras estándar.: Secuencia de barras verticales separadas por espacios que permiten identificar con un número el país de origen, la empresa proveedora y el producto. Se distinguen varios tipos en este sistema: - GTIN-13: Para productos dirigidos directamente al punto de venta.

                                   - GTIN-14: Codifica agrupaciones realizadas a partir de unidades que utilizan el                                                           GTIN-13. Añade un indicador del contenedor al código anterior.

                                   - GTIN-128: Es el sistema de identificación internacional por excelencia. Está                                                              compuesto por el nombre de la empresa, la información obligatoria                                                            sobre el producto y el código de barras.

    B. Código de barras bidimensional o matriz de puntos: Recogen ingormación del producto en una         matriz de puntos (Código QR). Contiene datos, permite almacenar más cantidad de información y es     posible decodificarlo aun conteniendo símbolos defectuosos. Pero es poco eficiente para el uso en           centros de distribución ya que requiere del contacto visual directo con el lector. 

    C. Etiqueta electrónica por radiofrecuencia: O Radio Frequency IDentification (RFID). Es una             etiqueta electrónica que puede ser leída o escrita y no requiere del contacto visual directo con el             lector. Su ventaja es permitir la lectura simultánea de varias preguntas, en una sola operación, y la           información pasa directamente a través de Internet (Red EPC global) a los sistemas de gestión del           almacén gracias a un software específico (Middleware).

2.2. Sistemas de ubicación.

Existen diferentes maneras de codificar la mercancía para que el sistema reconozca la ubicación exacta. Esto dependerá del software utilizado o de la operativa propia de la empresa.

A. Método ABC: Permite colocar la existencias atendiendo al índice de rotación de las mismas y reducir al máximo su movimiento.

   -Categoría A: El 20 % de la mercancía supone el 80 % de las compras. Requiere mayor vigilancia.

   -Categoría B: El 30 % del stock se corresponde con el 15 % aproximado de las compras. Requiere                                menor control ya que rota menos.

   -Categoría C: El 50 % de los artículos que menos rotación tienen representan el 5 % de las compras.                              Es sencillo porque apenas rota y con un vistazo se revisa.

B. Otros métodos: La valoración de las existencias influye en la concepción del almacén y en la distribución de la mercancías en las infraestructuras de almacenamiento.

La empresa ubicará las mercancías de forma distinta según el criterio que elija: FIFO ("primero en entrar, primero en salir"), LIFO ("último en llegar, primero en salir") o PMP (Precio Medio Ponderado).

3. El volumen óptimo de pedido (VOP).

Cantidad de unidades que debe solicitar la empresa en cada pedido para que los costes sean mínimos.

VOP se utiliza para calcular la cantidad óptima de stock que evite tanto la falta de existencias como el exceso de mercancía almacenada.

Para poder calcularlo es necesario saber el nivel de stock de seguridad (ss) y fijar un punto de pedido (pp).

En esta relación intervienen: - Ca: coste de almacenamiento de una unidad; suponiendo que permanece                                                          constante (alquileres, maquinaria, amortización, seguros,                                                                            obsolescencia de productos...).

                                               - Ce: coste de emisión de un pedido; supuesto constante (sueldos y                                                                    salarios del departamento de compras, EPIS, y material de oficina).

                                               - D: demanda anual o de un periodo de tiempo en estudio; supuesta                                                                   constante.

                                               - Q: VOP en unidades de producto.

A. Stock de seguridad: Esta mercancía será la que permita a la empresa asegurarse las ventas en caso de imprevistos. Por tanto, la base de cálculo dependerá del plazo de entrega del proveedor y de la demanda media diaria. Y en este cálculo intervienen: - PME: plazo máximo de entrega suponiendo que hubiera                                                                                       un retraso.

                                                                      - PE: plazo de entrega normal.

                                                                      - Dm: demanda media diaria en una situación de                                                                                                     normalidad.

B. Punto de pedido: Cuando la demanda es relativamente estable, se puede fijar una cantidad mínima de stock que sirva de referencia para saber cuándo hay que reponer mercancía que es el punto de pedido.

3.1. Métodos de previsión de la demanda.

-Cualitativos: Utilizan la información facilitada por las encuestas y por los expertos, pero también la intuición, sobre todo en el lanzamiento de nuevos productos para los que no se cuenta con antecedentes.

-Cuantitativos: Emplean cálculos matemáticos para prever de la forma más exacta posible las cantidades que se venderán. En estos casos ya existe información anterior.

A. Recogida de datos: En muchos comercios piden el código postal al cliente para poder elaborar  estadísticas y llevar a cabo estrategias de mercado. Esto les permite coger información de los clientes para adaptar campañas promociones según los gustos de cada zona. Por eso en franquicias puedes encontrar diferentes productos en diferentes zonas adaptándose a la demanda de cada ciudad, y así, también poder aprovechar espacio en las tiendas.

4. La rotura de stocks.

No poder atender a la demanda de un artículo por falta de existencias en el almacén. 

Los costes de la rotura de stocks son cuantificables directa e indirectamente:

- La empresa perderá dinero al verse obligada a satisfacer al cliente mediante descuentos sobre pedidos posteriores por servir la mercancía tarde.

- La empresa sufrirá un daño en su imagen por incumplir las condiciones de venta pactadas.

- La pérdida de clientes significa, además de una disminución de los ingresos, empeora la reputación de la empresa porque genera publicidad negativa a los demás clientes.

A. Índice de cobertura: Ayuda a calcular el nivel de rotura del stock. Indica por cuánto tiempo las existencias con las que cuenta la empresa podrán cubrir la demanda y se calcula a partir del consumo medio o ventas medias.

B. Índice de rotura: Indica el porcentaje de referencias que se quedan sin stock en un periodo de tiempo. Cuanto más bajo sea mejor, ya que no se corre el riesgo de incumplir ninguna entrega.

5. Software especializado de gestión de stocks.

Hoy en día la opción más avanzada para gestionar stocks son los sistemas de gestión de almacenes (SGA).

Enterprise Resource Planning (ERP): es un software general capaz de integrar sus distintas áreas.

La informatización de los procesos permite integrar los terminales empleados para la codificación y el reconocimiento de productos vistos antes (sistema de radiofrecuencia).

Este sistema permite localizar los productos en todo momento y disponer de un registro de todos sus movimientos. Este sistema también ahorra tiempo ya que agiliza las tareas y consigue la máxima eficacia con la mayor eficiencia en los procesos.