TEMA 7. LA GESTIÓN DE LOS PROVEEDORES.

1. La relación con los proveedores.

El aprovisionamiento da inicio al proceso productivo y comercial de la empresa, por ello es muy importante la relación con los proveedores.

1.1. Elementos básicos de la relación comercial.

A. Solicitud de oferta por parte del cliente: es la carta de presentación del cliente, y sirve para pedir información sobre productos o servicios. Esta información se analizará para negociar las condiciones.

B. Respuesta del proveedor: la respuesta del proveedor debería incluir toda la información económica posible, para poder analizar la viabilidad y capacidad financiera par evitar riesgos.

C. Contrato: debe contener las partes que intervienen, el objeto del contrato, el lugar y la fecha de la relación comercial, el precio, los descuentos, el transporte, la forma de entrega y de pago, las condiciones de calidad de la mercancía, sus dimensiones y el embalaje. Además de pautas en la gestión de reclamaciones, devoluciones y conflictos.

D. Hoja de pedido: las condiciones pactadas se aplicarán a todos los pedidos excepto si variasen la cantidades, referencias, o especificaciones.

1.2. Servicio de atención al cliente.

Es la gestión de la devoluciones, es muy importante gestionarla de forma correcta ya que es uno de los pilares básicos para consolidar la relación empresa-cliente y asegurar futuras compras. Las claves son:

 -Diseñar una estrategia específica, escoger personal adecuado para saber atender al cliente descontento y establecer un horario adecuado.

 -Establecer un protocolo bien definido.

 -Registrar todas las reclamaciones para aprender de los errores.

2. Software especializado en gestión de proveedores.

Sus principales beneficios son: Control para asegurar la calidad, operatividad, simplicidad, acceso preciso y actualizado, confianza, optimización y ahorro de tiempo.

2.1. Nextar: Es de descarga gratuita y muy completo.

 - Controlar inventario.

 - Hacer seguimiento de las deudas de clientes.

 - Registrar las ventas y el flujo de caja.

 - Hacer presupuestos.

 - Imprimir comprobantes de paso y etiquetas.

 - Registro clientes, productos y proveedores.

2.2. Fullstep: Gestiona online toda la información y documentación.

 - Creación de plantillas para organizar la información de los clientes.

 - Análisis del mercado de proveedores.

 - Servicio de gestión de compras.

 - Compras especializadas con asesor personal.

2.3. GotelGest: Software de pago personalizable.

 - Servicios asistencia técnica (SAT).

 - Contabilidad.

 - Gestión de relación con los clientes (CRM).

 - Preventa/autoventa.

 - Gestión de ventas en mostrador, control y sistema de fidelización.

 - Producción.

 - Gestión de proyectos.

 - Gestión de calidad ISO 9001.

 - Almacén e inventario a través de PDA.

2.4. Ariba: Gestiona la información del producto, el ciclo de vida, rendimiento y riesgos.

 - Herramientas para el rendimiento de los proveedores.

 - Inteligencia de riesgos con controles continuos proactivos.

 - Funciones para identificar, evaluar e integrar a proveedores.

3. La negociación con los proveedores.

Reuniones convocadas con el fin de alcanzar un acuerdo favorable para dos empresas que muestran divergencias de intereses.

3.1. Tipos de negociación.

 Las partes persiguen el beneficio mutuo, si lo consiguen se llama Gana-gana; pero no todas las negociaciones son cordiales, cuando no se consigue el beneficio mutuo, se llama Gana-pierde.

3.2. Elementos de la negociación.

- Precio: Los proveedores suelen tener tarifas predefinidas, pero se puede negociar descuentos para clientes potenciales según el volumen de pedido, frecuencia y duración del contrato.

 - Transporte: La empresa negociará el transporte, que puede estar incluido o no en el precio. Si el proveedor se hace cargo exigirá un pedido mínimo.

 - Condiciones de pago: No siempre es posible negociarlas, pero intentar ampliarlos al máximo es crucial para no tener falta de liquidez ante imprevistos.

 - Exclusividad: Interesante negociarla para garantizar un parte de los ingresos de la empresas, en el caso de productos con un elevado índice de ventas, con márgenes interesantes o cuando hay pocos proveedores.

-Tiempo y comunicación: tomarse el tiempo necesario puede ser clave para cerrar un trato beneficioso para ambas partes o descartar la relación y buscar proveedores que se adapten a nuestras necesidades.

- Límites de negociación: no imponer límites estrictos en la primera reunión. Después se barajan todas las alternativas y se hace un análisis global  de la situación que permita percibir los límites de cada parte.

- Intereses ocultos: Todas las empresas se guardan un "as bajo la manga", no siempre lo que está sobre la mesa de negociación es lo realmente importante.

A. La comunicación verbal y no verbal.

La primera toma de contacto con los proveedores suele ser de forma escrita o en persona. 

Es importante el lenguaje corporal y el tono que acompaña a las palabras.

 - Gestos, manos, las posturas o las miradas: La gesticulación excesiva transmite nerviosismo y demasiada rigidez provoca aburrimiento y poca credibilidad. Mirar a los ojos transmite confianza y transparencia pero sin intimidar. Evitar señalar con el dedo, gestos bruscos y dar la mano con excesiva firmeza.

 - Tono de voz o la velocidad al hablar: Demasiado alto resulta intimidante y demasiado suave y lento parecerá aburrido, sin interés.

 - Distancia que se guarda respecto a la otra persona: No invadir el espacio para no intimidar.

4. Etapas del proceso de negociación.

4.1. Estudio de la oferta recibida.

Partiendo de la información aportada por el proveedor, de las necesidades de compra y con información sobre más proveedores se estudiará para lograr las condiciones más favorables.

4.2. Preparación de la contraoferta.

Estimados los límites individuales, se barajarán diversos supuestos para tratar de definir los límites conjuntos. Es imprescindible conocer la situación del proveedor y sus intenciones futuras en el mercado. Concertar una primera reunión de presentación para afinar los límites de cada parte y de ahí preparar una contraoferta formal.

4.3. Reunión de negociación.

A. Inicio: Recepción de los proveedores y presentación de los participantes, creando un ambiente de colaboración.

B. Conocimiento: Las dos partes expondrán su posición inicial, objetivo a alcanzar y propuesta.

C. Negociación: El proveedor presentará su contraoferta y se abrirá la fase de negociación, Acompañado del tono y lenguaje corporal adecuados. Para evitar fracasar hay que descartar los ataques personales y actitudes inflexibles. Es importante negociar con el fin de llegar a un acuerdo general.

D. Cierre: Si no es posible un acuerdo, construir ambiente propicio a futuras negociaciones. Si ha sido posible, mostrar satisfacción y disposición a trabajar en las propuestas ganadoras. Concluir la reunión de forma cordial.

4.4. Acuerdo de la negociación.

Finalizado el proceso, se registrará todo en un documento escrito que sirva de base y facilite el seguimiento de los acuerdos alcanzados.

5. Estrategias y actitudes.

Un buen negociador es una persona preparada, con carácter adecuado para conseguir sus objetivos. Que posea actitud y aptitud propias de un triunfador.

A. Estrategia gana-gana: pretende alcanzar acuerdos que prioricen el beneficio de ambas partes.

B. Estrategia gana-pierde: una de las partes adopta una postura dominante y trata de imponer sus objetivos y aumentar su beneficio a costa de perjudicar a la otra parte.

C. Estrategia según el número de proveedores: Si el número de proveedores es alto, primará el enfrentamiento y la falta de sinceridad. Al contrario, se tiende a negociar la exclusividad e interesan las relaciones duraderas.

D. Estrategia de la integración vertical: Cuando los volúmenes de compras son elevados se puede optar por absorber al proveedor/cliente o por realizar la fabricación o la venta de forma autónoma.

E. Estrategia Keiretsu: coalición de empresas unidas para diversificar su actividad y garantizar el control de la cadena de suministro.

F. Alianzas logísticas o comakership: pretende eliminar desperdicios y reducir los costes. Su objetivo es la satisfacción del cliente.

       - Proveedor socio: Interviene en el proceso desde la concepción del producto. Con este, se desarrollará una evaluación estratégica.

       - Proveedor asociado: Mantiene un feedback permanente con la empresa y colabora en una mejora continua. Con este, se evaluará la operatividad y el coste global.

       - Proveedor convencional: Mantiene relaciones esporádicas con la empresa. Con este, se evaluará la relación calidad-precio del producto.