TEMA 2. LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO

TEMA 2. LA FUNCIÓN DEL APROVISIONAMIENTO

1. Concepto de aprovisionamiento.

   Conjunto de actividades encaminadas a garantizar el suministro de las materias primas necesarias en el proceso productivo y/o de las mercaderías destinadas a la venta.

   Funciones: - Optimizar la gestión de stocks en el almacén.

                     - Previsión de las compras basada en datos históricos mediante software.

                     - Comunicación fluida con los proveedores.

                     - Atención a las necesidades y demandas de los clientes.

       1.1. Ventajas e inconvenientes del aprovisionamiento.

              Ventajas: Económicas: - Reducir costes buscando proveedores más económicos.

                                                    - Aumentar el beneficio manteniendo los precios.

                                                    - Incrementar la calidad de los productos.

                              Técnicas: - Evitando las roturas de stock.

                                              - Optimizando el espacio.

                                              - Maximizando los recursos propios.

                               Relacionales: - Información fluida sobre el estado de los pedidos, las nuevas                                                                      mercancías y la resolución de problemas.

                                                     - Un mejor abastecimiento.

               Inconvenientes: - Desabastecimiento. Al paralizar el proceso productivo o no haber                                                             existencias de productos terminados habrá costes laborales y de rotura.

                                         - Volver a optimizar los costes de almacenamiento.

                                         - Subirán los precios al no poder pedir al proveedor habitual y subirán los                                                   precios para los clientes.

                                         - La información del inventario no será precisa.

          1.2. Objetivos del aprovisionamiento.

            Objetivo principal: la disposición de productos o materiales precisos con la calidad necesaria, en la cantidad adecuada, en el momento oportuno y al menor coste posible.

            Otros objetivos: - Conseguir inventario suficiente.

                                      - Minimizar la inversión en existencias para evitar roturas, pérdidas u                                                          obsolescencias.

                                      - Reducir costes de almacenamiento.

                                      - Disponer de un sistema eficiente de información de inventarios.

                                      - Correcta coordinación con el departamento de compras.

2. Función de aprovisionamiento.

       Imprescindible mantener un control presupuestario para optimizar los recursos y poder cubrir                todas las necesidades del día a día.

         -Económico: Reducir el coste de aprovisionamiento.

         -Técnico: Disponer de la cantidad máxima de existencias para prevenir posibles retrasos en las                               entregas de los proveedores.

        2.1. Tipos de aprovisionamiento.

          - Puntual: En el mismo momento en el que se necesita el producto, su falta no pone en riesgo el                               funcionamiento.

          - Pactado: En función de un acuerdo con los proveedores en el tiempo de entrega y cantidad de la                             mercancía.

          - De seguridad: Se anticipa a posibles retrasos en las entregas de mercancía.

        2.2. Actores de la cadena.

          - En una empresa grande existirá un departamento específico para cada área.

          - En una empresa con actividad sencilla o pocos trabajadores estas funciones las desempeña la                   misma persona que gestiona las compras y la logística junto a los comerciales, el responsable                 de administración y el de almacén. Para esto, se requiere a personal polivalente que cumpla los               objetivos de forma óptima con unas pautas mecanizadas.

        2.3. Tipos de cadena de suministro

             Conjunto de actividades según la función de aprovisionamiento y en las cuales se ven                             implicadas diversas empresas. 

              - Tradicional: Sistema de toma de decisiones individualizado por el escaso volumen de                                                   mercancía pero se producen bastantes errores.

              - Compartida: La gestión informatizada es un avance ya que aunque se tomen decisiones                                                individualmente , se permite acceso a la información para evitar errores.

              - De gestión: El proveedor decide cuánta mercancía envía al cliente mirando un inventario                                            actualizado y un histórico como referencia. Es una forma acertada y eficaz.

              - Sincronizada: Las nuevas tecnologías conectan todas las áreas, así el seguimiento del                                                     producto es completo. 

         2.4. Diferencias entre logística y suministro.

Logística: - Aumento de los servicios al menor coste.

                 - Reducción de los tiempos de entrega por correcta organización.

                 - Entrega puntual.

                 - Constante reinvención para mejorar.

Suministro: - Adquisición de materias de calidad para correcta fabricación y venta.

                    - Control del tiempo en el proceso de fabricación para cumplir la logística.

                    - Mejora de los tiempos.

                    - Desarrollo constante de nuevas técnicas.

3. Ciclo de aprovisionamiento.

Periodo de tiempo que transcurre desde que se detecta la necesidad de comprar materias primas o productos terminados hasta que el producto final es vendido y entregado al cliente.

- Empresa industrial: Se hace el pedido y la compra de las materias primas, se reciben y almacenan estas. Después, se produce el producto y una vez terminado se almacena hasta su venta.

- Empresa comercial: Se hace el pedido y la compra de productos ya terminados, se reciben y almacenan hasta su venta.

4. Necesidades de aprovisionamiento.

- ¿Qué comprar? Productos y servicios necesarios para el correcto funcionamiento, teniendo en cuenta su cantidad y calidad.

- ¿A quién comprar? Seleccionar proveedores según el coste, calidad y plazo de entrega.

- ¿Cuándo comprar? Se realizarán periódicamente y en el momento preciso.

-¿Como pagar? La antelación prevista puede posibilitar obtener buenos precios y formas de pago negociables.

5. Plan de aprovisionamiento.

- Análisis previo: - Análisis del plan de aprovisionamiento anterior.

                             - Definición de los objetivos globales.

                             - Comparación con el resto de objetivos.

- Contenido: - Definición de los objetivos específicos de aprovisionamiento.

                     - Análisis de los criterios de almacenaje, aprovisionamiento y compras.

                     - Programación de la puesta en marcha del plan de aprovisionamiento.

                     - Desarrollo de un calendario realista en función de los objetivos.

- Puesta en marcha: - Aplicación del plan de aprovisionamiento.

                                 - Comprobación del buen funcionamiento del plan.

                                 - Cumplimiento de los plazos establecidos en el calendario.

- Control: - Control de los  objetivos planteados inicialmente.

                 -Valoración de los criterios de calidad.

                 - Análisis de los resultados obtenidos.

6. Aplicaciones informáticas para el aprovisionamiento.

Beneficios:

- Dar respuesta rápida a las necesidades de aprovisionamiento de la empresa.

- Realizar automáticamente las órdenes de compra.

- Intercambiar información actualizada,

- Mayor control de la gestión documental de las compras.

- Cálculo de stock en el almacén y de los consumos.

- Datos de los proveedores.

- Generación automática de los pedidos.

- Información instantánea de los pedidos pendientes y del estado de las mercancías recibidas y compradas.

- Recepción inmediata de las mercancías.

- Seguimiento individualizado de los plazos de entrega de los proveedores.

- Informes históricos de l consumo, evoluciones de compras y las ventas, plazos de entrega, etc.