TEMA 4. EL ALMACÉN
1. Concepto de almacén.
Lugar físico en el que las empresas realizan las funciones logísticas de recepción, manipulación, conservación y expedición de la mercancía con el fin de equilibrar la producción con la demanda de los consumidores.
Inconvenientes: - Inversión en la amortización, alquiler o financiación de las instalaciones.
- Elevados costes de mantenimiento de las instalaciones, la maquinaría y los equipo de manipulación, además del pago de los correspondientes seguros.
- Coste salarial de los recursos humanos.
Ventajas: - Mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios inesperados del mercado.
- Garantizar la oferta de determinados productos al consumidor.
1.1. Objetivos de la gestión del almacén.
A. Objetivos relacionados con el coste.
- Aprovechar el espacio: disponer de superficie adecuada al inventario y procesos.
- Optimizar los tiempos de manipulación: Disponer de los recursos apropiados de manipulación, almacenaje y del diseño del almacén para satisfacer este objetivo.
- Facilitar el control de los inventarios: Establecer normas que garanticen el control, organización y distribución.
- Ajustar los niveles de inversión a las necesidades del producto/cliente.
B. Objetivos relacionados con el servicio.
- Disminuir el número de errores en el servicio al cliente con una correcta preparación de los pedidos, muy importante para fidelizar a los clientes.
- Mantener una correcta rotación de stocks que no genere excesos ni roturas.
- Capacidad para adaptarse a la evolución en las necesidades de los clientes/productos.
1.2. Zonas de almacén.
Un almacén se divide en distintas zonas en las que se desarrollan actividades diferentes. Según la actividad que desarrolle una empresa necesitará un tipo de almacén u otro, no será igual el almacén de un comercio que el de una industria.
En función del espacio físico se diferencian zonas;
A. Zonas externas:
- Zonas de acceso: Importante planificar bien estas áreas para evitar interferencias entre los vehículos y peatones. Con espacio suficiente y pavimento adecuado.
- Zona de carga y descarga: Con espacio suficiente para varios vehículos a la vez y con áreas de estacionamiento para agilizar. Los muelles de carga y descarga pueden situarse en la misma o distinta zona. Con cierre metálico o con fuelle de abrigo.
B. Zonas internas:
- Se dispone en función de la actividad, el tipo de existencias y de su rotación. También es necesario atender a las características propias del almacén, la superficie que ocupa, los elementos de los que dispone y su grado de automatización.
En la distribución del almacén debe primar la eficiencia y la eficacia con el objetivo de facilitar el acceso , evitar espacios muertos y accidentes.
Las medidas de seguridad adoptadas y el protocolo de actuación deber recogerse en el plan de prevención de riesgos laborales.
1.3. Distribución del almacén.
Generalmente se mantiene una configuración que incluye:
- Zona de recepción de mercaderías: donde se inspecciona y se contrasta lo recibido con el albarán, donde se registra la entrada y se codifican los productos para ubicarlos.
- Zona de almacenamiento: su configuración dependerá del tipo de mercancía, su peso, volumen y rotación. La mercancía se puede almacenar en estanterías, palés, apilada en el suelo, en cajones silos o tanques.
- Zona de expedición: donde se preparan, embalan y etiquetan las mercancías que serán servidas a los clientes. Y debe verificarse que son despachadas junto con su documentación.
- Zona de oficinas: situada cerca del área de personal normalmente y de un recinto para guardar materiales como envases, embalajes o devoluciones.
2. Tipos de almacén.
Para elegir el tipo de almacén para sus necesidades productivas y cumplir sus funciones de manera eficiente y eficaz. la empresa debe considerar los equipos de manipulación y almacenamientos adecuados para distribuir de la forma más práctica posible las áreas internas del almacén.
Principales equipos de manipulación:
- Transelevadores: Elevadores automáticos que se desplazan sobre railes y mueven la mercancía verticalmente.
- Apiladores, carretillas y transpaletas: Son máquinas dirigidas manualmente, con o sin motor, que transportan la mercancía a lo largo del almacén y permiten movimientos verticales para elevar la mercancía.
- Cintas transportadoras: Desplazan la mercancía horizontalmente.
2.1. Según la mercancía almacenada.
- Mercadería paletizable: se puede transportar y almacenar en palés.
- Mercadería apilable: se puede apilar gracias a su resistencia.
- Mercadería líquida: se puede almacenar en tanques o contenedores y se transporta en cisternas.
- Mercadería a granel: no requiere envases, se transporta directamente desde los camiones hasta los silos.
- Gases: se almacenan en función de la mercancía y de su transporte.
- Archivos: Existen empresas especializadas en archivar la documentación.
Según la fase del proceso productivo en la que interviene la mercancía:
- Materias primas: materiales extraídos de la naturaleza.
- Materiales de repuesto o recambios: piezas que se incluyen en la fabricación del producto final.
- Productos intermedios: en proceso de fabricación a falta de incorporar otros componentes.
- Productos terminados: producto listo para la venta.
- Mercancías auxiliares: productos necesarios para desarrollar el proceso productivo.
2.2. Según su función en la cadena logística.
- Almacén central: su ubicación geográfica se situaría en un punto intermedio entre los centros de producción y de venta. Es el mayor porque alberga stock de todos los productos de la empresa.
- Almacén regional: es de dimensiones más reducidas que el central para proporcionar mercancía a una región determinada cuando las zonas de venta tienen dificultades para obtener suministros.
- Almacén de consolidación: cuando el área en la que sirve la empresa es demasiado amplia para expedir todos los envíos desde un centro, pero no tanto como para dividirla en dos regiones.
- Almacén de tránsito: pequeños almacenes donde los productos se conservan en óptimas condiciones para evitar desfases temporales. Al ser almacenes de ocupación temporal, suelen arrendarse durante el periodo de uso.
- Almacén plataforma o plataforma logística: de ocupación temporal mínima, por lo general, la mercancía no permanece en estos recintos más de un día. Se suelen considerar espacios destinados a la preparación y expedición de pedidos. También conocido como "cross docking".
2.3. Según su estructura.
- Almacén cubierto: constituido por un edificio o nave con paredes y techo para proteger completamente la mercancía frente a la temperatura, humedad, viento...
- Almacén al aire libre: delimitado con cercas o muros, la mercancía está a la intemperie porque no corre riesgo de deteriorarse.
2.4. Según el grado de automatización.
- Almacén en bloque: la mercancía se organiza en bloques según la resistencia de la base y la estabilidad de la columna que se forma.
- Almacén convencional: la mercancía se organiza en estanterías y se acede mediante transpaletas o elevadores, manuales o motorizados. Su altura es entre seis u ocho metros.
- Almacén automatizado: la opción más avanzada para manipular y almacenar la mercancía es mediante robots, transelevadores y cintas transportadoras automáticas. Un sistema informático instalado en un ordenador central dirige y controla todo el proceso.
2.5. Según el régimen jurídico.
- Almacén propio: las instalaciones son propiedad de la empresa. Se requiere capacidad económica importante para adquirir la propiedad o recurrir a financiación bancaria. Hay que asumir más riesgos, por esta razón a veces se desestima esta opción.
- Almacén alquilado: la opción más común, ya que reduce los costes fijos y los transforma en variables, lo que permite una mayor flexibilidad a las empresas.
- Almacén en régimen de renting: ofrece la posibilidad de disponer de unas instalaciones en régimen de arrendamiento con el mantenimiento incluido.
- Almacén en régimen de leasing: consiste en un alquiler con opción a compra o arrendamiento financiero.
3. Funciones de almacén.
3.1. Recepción y descarga de la mercancía.
La mercancía llega al almacén, se descarga del vehículo y se ponen en marcha una serie de controles:
1. Antes de la descarga del vehículo se comprueba visualmente si el número de bultos se corresponde con lo solicitado en el pedido. Si no se corresponde, no se recepciona y se emite una carta de reclamación.
2. Si la primera revisión es correcta, se descarga la mercancía, se controla cuantitativamente y se hace el registro de entrada.
3. En caso de que algún bulto o producto se encuentre en mal estado se anotará su referencia y se reclamará al proveedor en el plazo estipulado en el contrato. Es para evitar almacenar mercancía en mal estado. (En algunos productos por su naturaleza, no se puede hacer un control exhaustivo en este paso y serán detectados en los siguientes pasos, por lo tanto, es importante negociar con antelación las condiciones de devolución con el proveedor).
4. Tras superar los controles, la mercancía se emplaza en su ubicación definitiva en el almacén.
A. Devolución de la mercancía.
Una vez recepcionado y descargado el pedido puede ocurrir que haya algún error en la cantidad o algún producto estropeado y haya que proceder a la devolución. Esto se llama logística inversa, es decir, el retorno de la mercancía desde el cliente al proveedor.
El cliente puede reclamar la devolución por cualquiera de estos motivos:
-Razones comerciales.
-Errores en el procesamiento de los pedidos.
-Garantía del fabricante.
-Defectos o fallos de funcionamiento.
-Averías en el transporte.
Las devoluciones ocasionan un aumento de los costes, ya que se ha perdido tiempo, recursos, tecnología a la inspección del producto, espacio extra del almacén y medios de transporte, esto genera insatisfacción en el cliente.
Los costes derivados de los fallos en la entrega y las pérdidas ocasionadas por robos de mercancía por parte del personal se llama pérdida desconocida o costes ocultos.
Es importante que este trámite sea dentro del plazo, sino es así se generará stock muerto.
3.2. Almacenamiento.
La función principal del almacén es que la mercancía estará colocada en una posición exacta durante un periodo de tiempo desde que se recibe hasta su expedición. Requiere de un control exhaustivo de las cantidades de cada referencia y su ubicación.
La actividad de la empresa y el tipo de mercancía que se necesita almacenar determinarán los equipos y la maquinaria específicos que se utilizarán para su funcionamiento. Las empresas industriales necesitarán más espacio de almacenamiento que las comerciales. Y se organizarán:
- Almacenamiento caótico: La mercancía se coloca improvisada según su orden de llegada, lo que ocasiona un uso ineficiente del espacio. Mayor espacio pero no permite ejercer un control óptimo sobre el producto.
- Almacenamiento ordenado: Cada producto tiene una ubicación exacta y cada espacio está adecuado al producto que almacena, lo que permite un control exhaustivo y una correcta manipulación. Espacio limitado de capacidad y equipos de manipulación. Este almacenamiento tiene diferentes sistemas:
A. Sistema de bloques apilados: en sacos o palés apilados unos sobre otros. El límite lo marcan el peso, el volumen y la resistencia de la mercancía.
B. Sistema convencional: combina mercancía paletizada con paquetes individuales. Facilita el acceso a la mercancía, aprovecha mejor los espacios y permite control más preciso. Pero sus instalaciones y equipos son más costosos.
C. Sistema compacto: la evolución del sistema convencional hacia una mejor ocupación del volumen disponible mediante estanterías drive-in y drive-through. Idóneo para mercancía paletizada.
D. Sistema dinámico: estanterías que funcionan como cintas de rodillos, sobre las que, al extraer las primeras unidades, se deslizan las siguientes.
E. Almacenes autoportantes: constituyen la máxima evolución y permiten aprovechar la casi totalidad de la superficie disponible, al construirse primero las estructuras internas y, después las paredes y el techo. Necesitan equipos automatizados para llegar de forma rápida y segura a cada parte de la estantería.
F. Estanterías cantiléver: especiales para productos de gran longitud, como barras de acero o perfiles de construcción o decoración.
G. Estanterías móviles: estanterías rodantes sobre railes, se utilizan para productos de alta rotación, sin importar su tamaño o peso. Permiten reducir el número de pasillos y mejorar la higiene, sin embargo, es lento.
H. Carruseles: estanterías automáticas que giran sobre un eje horizontal o vertical para poner el producto a disposición del operario que lo ha solicitado.
I. Paternóster: dispositivo dinámico con un movimiento circular, constituido por bandejas. Pueden ser herméticos y suelen tener gran altura y poca profundidad.
J. Sistema de Shuttle OSR: Se utiliza para preparar pedidos de forma semiautomática, desplazando los productos desde las estanterías a los puestos de preparación . Están automatizadas para poder recibir órdenes del sistema y expedir el producto.
3.3. Organización y control de existencias.
Para integrar todo el proceso empresarial, existen algunos programas, como por ejemplo ERP o SAP, y más si se emplean juntos con sistemas de gestión de almacén (SGA o WMS), desarrollados para facilitar el control y seguimiento de cada referencia en todo momento. La mercancía se organizará en criterios:
- Compatibilidad: Productos que pueden ser almacenados juntos o próximos.
- Complementariedad: Mercancía que suele solicitarse en el mismo pedido.
- Características físicas: Mercancía con un tamaño y un peso similar, que al se colocada en el mismo sitio, evita desplazamientos.
- Rotación: Sigue el método ABC.
A. Método ABC: Permite colocar la existencias atendiendo al índice de rotación de las mismas y reducir al máximo su movimiento.
-Categoría A: Los elementos que más rotan y más control requieren. Su ubicación es donde las instalaciones permiten la máxima agilidad de entrada y salida.
-Categoría B: Productos de rotación media que precisan menor control.
-Categoría C: Productos con rotación baja, y valor económico escaso, por lo que su control bastará con el simple recuento visual de cajas. Se ubica en los lugares más alejados, para que no interfiera con otra mercancía pero seguirá siendo accesible.
B. Ventaja competitiva: Según Patrick Daly, se basa en:
- La planificación estructurada de la implantación y disposición de los equipos de almacenaje. Minimizar las distancias entre tareas y los desplazamientos, así como cumplir las medidas de calidad, seguridad e higiene.
- La organización óptima de los productos y mercancías dentro del almacén. El método ABC permite optimizar las zonas según la rotación y facilitar los accesos a cada referencia.
- La implementación de estándares de trabajo y la medición de rendimientos.
3.4. Preparación y expedición de pedidos.
1. Localizar la mercancía y trasladarla a la zona de consolidación (picking). Cuando llega el pedido al almacén, se genera una orden de picking con la información de cada referencia de localización y cantidad.
-Batch picking: se extraen todas las referencias tal cual están almacenadas y se separan las unidades requeridas en la zona de preparación.
-Pick to box: la mercancía se almacena de la misma forma que entra y no se requiere fragmentarla, solo es necesario escoger las referencias para trasladarla.
-Picking in situ: -Bajo nivel: ser realiza de forma manual por estar a "nivel cero" lo que facilita la rotación del producto.
-Nivel medio o gran altura: se usan equipos de manipulación. El proceso es más lento y requiere menos stock que el anterior.
-Estaciones de picking: la mercancía es transportada de forma automatizada a la zona de preparación y expedición.
2. Verificar la mercancía y agruparla junto con el albarán y la documentación necesaria para su expedición. Se etiquetará cada bulto y se trasladará a expedición según los criterios de salida.
3. Expedir la mercancía. La carga de la mercancía se ejecutará conforme a las órdenes de la hoja de carga para conseguir la máxima eficiencia en el proceso posterior de descarga, adjuntando el albarán y una factura proforma.
A. Normativa vigente sobre envasado, embalaje y etiquetado de productos y mercancías.
El envase contiene y conserva la mercancía en perfectas condiciones y se pueden escoger distintos formatos y tamaños que permitan manipularla e identificarla y que faciliten su consumo.
El embalaje envuelve o protege el producto envasado durante el transporte, manipulación y almacenamiento.
Estos, deben ser compatibles, resistentes, herméticos, ergonómicos y ofrecer información del producto. De fácil apertura y con precintos de garantía para asegurar que no sea manipulado.
Aplicando la normativa sobre reducción del impacto en el medio ambiente, todos los agentes están obligados a adoptar un sistema que minimice los efectos de los residuos de estos.
Hoy en día, la protección y el cuidado de la salud es una estrategia de marketing para muchas marcas, que lanzan nuevas versiones de productos para consumidores intolerantes o alérgicos.
Es importante conocer el tipo de producto para preparar los envases y embalajes con anterioridad. Ya que sino es así, puede ocasionar un retraso, una gestión inadecuada, daños en la mercancía, dificultad en la identificación o la pérdida.
- Envase: contiene y protege al producto para mantener sus cualidades. Dependiendo del formato en el que se venda, el primario es el de la unidad del producto, el secundario es el de la unidad de venta y el terciario es el de la unidad de transporte.
- Embalaje: protege al producto en el proceso de manipulación y transporte de forma eficaz.
4. Ubicación de los almacenes:
Para poder escoger un lugar de forma objetiva se tiene en cuenta:
- El tipo de mercancía que conservará el almacén, los equipos de almacenamiento, la maquinaría, etc.
- El lugar donde resulte económicamente viable ubicarlo: coste de las instalaciones, impuestos... La zona influye en el precio del alquiler y de venta, el impuesto sobre sociedades, los impuestos autonómicos y locales, el coste de los suministros, etc.
- El lugar donde resulte económicamente viable ubicarlo: calidad de las comunicaciones, cercanía a los demás eslabones de la cadena... La empresa debe tener claras sus prioridades estratégicas a la hora de diseñar la red logística.
4.1. Métodos de localización de almacenes.
A. Centro de gravedad: considera las coordenadas geográficas de los clientes como base para decidir la situación del almacén. Prioriza la cercanía al punto geográfico con mayor demanda de mercancía para minimizar los costes de transporte.
B. Ponderación de factores: considera otros aspectos, además de la clientela, como los proveedores el coste del suelo, los beneficios fiscales, etc. Se tendrá en cuenta minimizar los costes de transporte pero no es lo único que se tiene en cuenta.
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