TEMA 5. LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE APROVISIONAMIENTO.

1. El proceso de compra.

Toda empresa firma acuerdos y lleva a cabo operaciones que deben ser reflejados en documentos específicos, que servirán como justificante ante cualquier problema que pueda surgir.

 1.1. Etapas del proceso de compra.

   1. Solicitud de oferta a proveedores: Se contacta con proveedores, se solicita su catálogo, precios, condiciones de entrega y pago, y demás condiciones.

   2. Selección del proveedor: Se comparan todas la solicitudes y se selecciona aquel que se adecue mejor a los baremos de la empresa.

   3. Negociación de las condiciones de compra: Al realizar el pedido se negocian las condiciones de compraa y se registran en un contrato o en la orden de compra.

   4. Seguimiento del pedido: Una vez se formaliza la compra se efectua un seguimiento de esta para evitar imprevistos. Los sistemas GPS y el software especializado de gestión de mercancías permiten localizarla en tiempo real.

   5. Recepción de la mercancía: Cuando llega el pedido al almacén se le hace un control de calidad, primero los bultos en el camión, y después al desembalarlo, para confirmar los requisitos antes de almacenarlo.

   6. Recepción de la factura: Tras aceptar el pedido, el proveedor emite la factura con las condiciones pactadas. La empresa podrá enviar un justificante de pago.

   7. Servicio posventa: Es el encargado de solucionar las reclamaciones, devoluciones y garantizar la calidad del proceso. Fortalecerá la relación proveedor y cliente.

2. Documentos que intervienen en la compra.

  A. Solicitud de oferta: El primer contacto con el proveedor suele ser para solicitar información y precios. Las nuevas tecnologías abrevian el proceso a unas horas y oferta óptima.

  B. Presupuesto: El proveedor trasmite su oferta mediante un presupuesto en el que detalla toda la información. Si este resulta atractivo para el cliente, se negociarán las condiciones y ofertas.

  C. Contrato: En las relaciones comerciales largas es necesario formalizar un contrato de compraventa con todo tipo de información detallada, ya que es la garantía frente a incidencias. Este puede ser único o por operación.

  D. Pedido: Documento en consecuencia de la aceptación del presupuesto y condiciones negociadas. Debe detallar claramente las referencias, cantidades y precios pactados.

  E. Albarán: Documento que acompaña a la mercancía recibida y en el que se detallan los productos entregados. Debe contrastarse con la mercancía en el control de calidad y el pedido.

  F. Carta de porte: Documento expedido por la empresa de transporte, justifica la recogida de la mercancía y garantiza su entrega al comprador.

  G. Ficha de almacén: Se utiliza para controlar las unidades disponibles, se detallaran las unidades recibidas, referencias y valor. Se le realiza a la mercancía una vez superado el control de calidad, para ser identificada, catalogada y enviada a su posición en el almacén.

  H. Factura: Documento que recoge la obligación de pago. En esta se especifican cantidades, referencias, precio unitario, valor total, descuentos, gastos incluidos, impuestos aplicados, condiciones de pago y posibles obsevaciones. La factura en papel se está sustituyendo por la e-factura que tiene el mismo valor pero se   necesita disponer de sistema EDI, firma o certificado digital.

  I. Hoja de reclamaciones: Documento para expresar la disconformidad del cliente con la mercancía recibida, dejando constancia de la infracción acordada en el contrato. Si no hay acuerdo entre las partes se abre un procedimiento arbitral.

3. Documentos de pago y cobro.

  A. Transferencia y recibo: Transferencia es cuando el pago es al contado entre bancos y se debe cumplimentar con el IBAN del receptor, su nombre y cantidad. Esto genera un justificante de la operación. 

   Recibo es un documento que se emite al hacer el pago en efectivo, para dejar constancia de su realización.

  B. Cheque: Orden de pago al contado escrita y girada contra una entidad financiera para que abone una cantidad de dinero en una fecha determinada. Debe incluir todos los datos correspondientes. 

           Tipos: Nominativo: Se pagará a una persona o a una entidad bancaria determinada.

                       Al portador: Se pagará a quien lo presente en la entidad bancaria.

                       A la orden: Cuando el cheque se puede transmitir y endosar a otra persona.

                       Cruzado: Obliga a realizar el ingreso en una cuenta bancaria.

                       Bancario: Está firmado por un banco y la cantidad a ingresar se retira de la cuenta de forma inmediata.

  C. Pagaré: Medio de pago en el que se especifica el momento del pago y que se puede cobrar anticipadamente a cambio del pago de una tasa de descuento para obtener liquidez.

  D. Letra de cambio: Documento oficial en papel timbrado que supone una obligación de pago. Es expedida por el librador para que sea el tenedor quien la firme, aceptando el medio de pago. El vencimiento puede ser una fecha fija a varios días o meses desde la firma, a la vista o a un plazo desde la vista.

  E. Otras modalidades: factoring y confirming: Factoring consiste en traspasar las facturas de una empresa a una entidad financiera para obterner inmediatamente el dinero, y ésta será la encargada de cobrarlas. Algunas de sus características son que la entidad financiera asume el riesgo crediticio o no, asume el riesgo de cambio si la factura es en moneda extranjera, se realiza el cobro efectivo del crédito y se proporciona asesoramiento financiero y comercial a los deudores.

  Confirming equivale a un pago certificado y permite gestionar su tesorería sin préstamos o créditos. Se dan tres formas de pago: la empresa transfiere los fondos antes del vencimiento acordado, después con los correspondientes costes financieros y en la fecha del vencimiento.

4. Documentos internacionales.

  A. Factura proforma: Sin validez fiscal ni contable que acompaña a la mercancía y facilita el cálculo de aranceles y demás tasas según el valor de la mercancía.

  B. Documento único administrativo (DUA): Documento de declaración de importación o exportación ante las autoridades aduaneras que supone la autorización para la retirada o el embarque de las mercancías.

  C. Certificado de circulación EUR1: Documento justificativo del origen europeo para exportar a pañises con los que la Unión Europea tiene acuerdos preferenciales.

  D. Certificado de origen: Utilizado por las empresas vendedoras para acreditar el origen de una mercancía. Se suele requerir cuando la mercancía no se compra directamente al fabricante y se precisa de una garantía de calidad.

  E. Bill of Lading o conocimiento de embarque: Documento de transporte marítimo o aéreo que sirve de contrato de transporte de mercancías. Se utiliza para justificar el envió de la mercancía, ordenar el cobro del dinero y de garantizar del cumplimiento de las condiciones pactadas de envío.

  F. Medios de cobro documentarios: Gestión de medios de cobro entre entidades de distintos países. No se entregan los documentos ni la mercancía hasta que se hace el pago o la aceptación de los efectos que garantizan el cobro de la operación. Un gran inconveniente es el riesgo de aceptar una documentación falsa, mercancía dañada o que no se corresponda con lo comprado.

5. Nuevas tecnologías para el seguimiento de la compra.

  A. E-Procurement: Sistema telemático de compraventa que gestiona el aprovisionamiento desde la emisión hasta el servicio posventa. Ofrece posibilidad de reaprovisionamiento ni formalizar el pedido. Permite acceder y visualizar el área de compras en tiempo real.

  B. E-Sourcing: Plataforma de comercio electrónico que gestiona y negocia ofertas con proveedores y participa en subastas de artículos o servicios.

  C. E-Tendering: Envía la solicitud de información y la solicitud de cotización vía internet. Reduce el tiempo dedicado al proceso de comunicación comprador-proveedor.

  D. Sistema EDI: Proporciona un carácter normalizado a todos los documentos, así permite el intercambio de documentos entre los sistemas informáticos en la relación laboral, ya que no todas la empresas utilizan los mismos sistemas. 

6. Coste de las compras.

Para calcularlo, tener en cuenta: Precio neto de la compra, impuestos deducibles, gastos del seguro de la mercancía, de aduanas, de gestión de la documentación, de envases y de embalajes estropeados que no se pueden devolver. Además de:

  A. Costes de pedido: Engloba los gastos administrativos del departamento de compras desde los salarios, seguros sociales, gastos de personal, hasta el material administrativo. Se calculan: coste del departamente/unidades compradas.

  B. Costes de almacenaje: Supone gastos ya que requiere de instalaciones, equipos y mano de obra para materias y productos. También incluyen las inversiones, alquileres, amortizaciones, tributos, suministros, mantenimiento... Y el coste de oportunidad.

  C. Costes de distribución: En caso de medios propios, la compra de vehículos y sus correspondientes gastos; y en caso de subcontratación, los gastos de transporte y seguro. Los sistemas JIT y Kanban son una alternativa a estos costes pero se pierde el control sobre la distribución.

7. Control de las compras.

 7.1. Indicadores de calidad.

 Permiten evaluar a proveedores, buscar nuevos o decisiones sobre la renegociación.

  A. Indicador de fiabilidad en las entregas: Mayor aproximación a 100 en este indicador, habrá mayor calidad del servicio de pedidos y mayor satisfacción de los clientes, ya que evita roturas de stocks.      

  B. Indicador de entrega en plazo: Mayor aproximación a 100 en este indicador, mayor satisfacción de los clientes, ya que evita errores e incumplimientos de plazos de entrega, y a consecuencia, evita pérdidas y reclamaciones de clientes, además de mala reputación.

  C. Indicador cualitativo de la mercancía: Mayor aproximación a 100 en este indicador, mejor la calificación al proveedor. Querrá decir que han cumplido con las condiciones, con la preparación del pedido en cuanto a embalajes, envasados y manipulación.

  D. Indicador cualitativo de la gestión documental: Es muy importante la revisión continua de los datos para evitar errores, porque una variación de un número o una letra puede causar mayor coste de transporte y reclamaciones.

  E. Índice de rechazos: Mayor resultado en el indicador, mayor desconfianza hacía el proveedor. Los proveedores con más reclamaciones de devolución sufren pérdida de imagen y credibilidad.

 7.2. Indicadores de desempeño.

  A. Índice de compras: Analiza la relación entre compras realizadas y las ventas del año anterior. Cuanto menor sea este valor, más eficiente será la empresa.

  B. Índice del coste de un pedido de compra: Conoceremos si podemos aumentar el volumen de compras con el personal disponible o si es más rentable hacer menos pedidos pero más grandes.

  C. Periodo medio de pago (PMP): Una empresa debe establecer pautas de cobros y pagos que adaptará según las negociaciones con clientes y proveedores, manteniendo la base del periodo medio de pago lo más largo posible.

      Saldo medio anual de proveedores es el plazo que transcurre desde la entrega de los bienes o la prestación de los servicios y el pago material de la operación:

8. Periodo medio de maduración.

  A. Periodo medio de almacenamiento (PMA): El almacenamiento de la mercancía supone un tiempo, desde que llega al almacén hasta que es utilizada en la fabricación o vendida (producto terminado).  

  

  B. Periodo medio de fabricación (PMF): Desde que la materia se incorpora a la cadena productiva hasta que se transforma en producto terminado, se considera producto en curso.

  C. Periodo medio de venta (PMV): Tiempo que transcurre desde que se fabrica el producto hasta que sale del almacén para ser entregado al cliente.

  D. Periodo medio de cobro (PMC): El momento en el que los clientes pagarán la mercancía adquirida.