TEMA 6. LOS PROVEEDORES

1. Concepto de proveedor.

El primer eslabón de una cadena logística, ya que es la persona que suministra las materias primas o las mercaderías para que otra empresa pueda llevar a cabo su actividad principal.

2. Tipos de proveedores.

 2.1. Clasificación.

    A. En función de la naturaleza de los recursos que suministran:

        - De bienes: Empresas o personas que suministran materiales, productos o mercancías, (desde materias primas hasta productos terminados) a otras empresas para que estas desarrollen su actividad y satisfagan una demanda de mercado.

        - De servicios: Empresas o personas cuya actividad es prestar un servicio a otra empresa. Es un bien intangible, sin embargo precisan recursos materiales para poder ofrecer sus servicios.

        - De capital: Las empresas para poder llevar a cabo su actividad necesitan recursos económicos para hacer frente a pagos o inversiones.

     B. En función de sus características intrínsecas tras su evaluación y de su relación con el cliente:

         - Habituales: Empresas que, aunque pueden ser escogidas como proveedores, no destacan sobre su competencia.

         - De confianza: Los que prestan sus servicios o suministran bienes a una empresa desde hace mucho tiempo.

         - Especializados: En sectores estratégicos o de difícil acceso a productos o servicios por su especialización, el número de proveedores es muy reducido.

 2.2. Exclusividad.

Firmar un contrato de exclusividad es aceptar el compromiso de no suministrar bienes u ofrecer servicios a empresas distintas. El proveedor asegura unas ventas, pero también, limita su actividad, lo que supone un riesgo.

 2.3. Diferencias entre compras y aprovisionamiento.

 2.4. El departamento de compras.

Depende de la estructura y tamaño de la empresa. Si es una empresa pequeña solo habrá un jefe de compras y si son empresas grandes o multinacionales existirá un director, un subdirector por área geográfica, por mercado o producto.

 2.5. Clasificación de las compras.

 A. Según el producto:

   - Tipo de producto: materias primas, productos semiacabados, productos terminados o componentes.

   - Trayectoria: se organizan por zonas geográficas para disminuir plazos de entrega, y costes de transporte y manipulación.

   - Frecuencia de uso: para productos con un reaprovisionamiento constante en tiempo y calidad. Importante la negociación previa de las condiciones de compra para estos productos.

   - Naturaleza: se gestiona diferente según la naturaleza del producto y sus necesidades de embalaje.

   - Reposición: establecer un sistema de reaprovisionamiento que evite roturas.

   - Coste: Productos de código A necesitan mucho control y se harán pequeños pedidos porque conllevan riesgo financiero. Productos de código B un término intermedio, pedidos normales y productos de código C no presentan riesgo financiero.

B. Según el servicio:

   - Personal o profesional: asesoría, servicios de electricidad, fontanería, etc.

   - Financiero: entidades bancarias, seguros, etc.

   - Transportes: marítimo, aéreo o terrestre.

C. Según la dinámica de la actividad:

   - Compras especiales: esporádicas y en menor cantidad. Suelen ser bienes de uso.

   - Compras anticipadas: compra del material anticipadamente ante la previsión de un aumento de la demanda o subida de precio.

   - Compras estacionales: demanda estacional y cíclica.

   - Compras rutinarias: adquirir el stock necesario para satisfacer la demanda habitual.

   - Compras oportunistas: aprovechar precios bajos o condiciones de una oferta.

   - Compras urgentes: para evitar rotura de stock por incrementos inesperados. Los proveedores podrían añadir sobrecostes.

3. Búsqueda de proveedores.

Importante dedicar tiempo y esfuerzo, y habrá recompensa, ya que podría garantizar un buen servicio, con un mínimo de devoluciones y reclamaciones.

 3.1. Solicitud de ofertas.

 A. Solicitud de oferta directa:

  -Reflejar la información personal de quien escribe.

  -Utilizar lenguaje formal.

  -Estructurar bien el mensaje (no demasiado extenso).

  -Finalizar con una adecuada despedida, junto a la firma.

 B. Otros medios de solicitud:

  -Ferias comerciales: permiten a las empresas acceder a muchos contactos.

  -Federaciones y sindicatos profesionales: los empresarios al agruparse se benefician de información, servicios y proveedores a cambio de una cuota periódica.

  -Cámaras de Comercio e Industria: estas instituciones ofrecen ayudas y subvenciones a empresarios para impulsar negocios y gestionan trámites y certificados. Además prestan servicios de asesoría y consultoría.

 3.2. Medios telemáticos de solicitud de ofertas.

 A. Correo electrónico: se redacta igual que una carta comercial, y permite enviar documentación adjunta o hipervínculos, y los catálogos digitales. Es la forma más rápida y sin costes de empresas intermediarias.

 B. Directorio de empresas: portales web que ofrecen listados de proveedores por sectores de actividad, producto o zona geográfica.

 C. Comparadores web: comparan rápida y eficazmente muchos proveedores de los que no se tienen referencias en una operación puntual.

 D. Presupuestos online: aplicaciones de comercio electrónico de gestión y negociación de ofertas, y celebración de subastas de compra.

4. Selección y evaluación de proveedores.

4.1. Criterios de selección.

Factores como el precio, los descuentos, gastos de transporte, plazo de entrega y de pago, la calidad de los productos y el nivel de solvencia.

 A. Baremos de importancia: ventajas:

  -Cercanía: cuanto más cerca esté el proveedor, menor será el coste del transporte y más fácil.

  -Flexibilidad: se necesitará según el tipo de producto y su demanda, en cuanto al volumen del pedido y plazos de entrega.

  -Automatización: supondrá mayor calidad en el suministro y menos costes en devoluciones e incumplimiento de condiciones, ya que estas empresas cometen menos errores y son más eficaces gracias al software especializado.

 B. Estrategias con los proveedores:

  -Productos palanca: Licitaciones, subasta inversa electrónica, fijación de precios-objetivo específicos, acuerdos marco o pedido abiertos de aprovisionamiento.

  -Productos estratégicos: Alianza estratégica, vínculos estrechos, participación temprana del proveedor, cocreación, integración vertical, enfoque de valor a largo plazo.

  -Productos rutinarios: la estrategia consistirá en reducir el tiempo y el dinero invertidos en estos productos, estandarizar y reducir las referencias para simplificar los procesos administrativos.

  -Productos cuello de botella: hacer un contrato de seguro por volumen, el inventario gestionado por el proveedor y mantener las reservas adicionales.

 4.2. Criterios de evaluación.

Nos permitirá saber si la selección ha sido acertada y si cumplen las condiciones pactadas en la negociación.

La evaluación puede ser de forma parcial o global al finalizar el contrato. Y se tendrán en cuenta indicadores como el precio, reputación, pedidos servidos sin errores, cumplimiento de los plazos de entrega y que la mercancía cumpla la calidad pactada. A estos indicadores se les otorgará un nivel de importancia o un baremo.

Según la información numérica aportada por estos indicadores los valoraremos así:

 4.3. Herramientas informáticas de selección y evaluación de proveedores

 A. Microsoft excel: herramienta ofimática que requiere la introducción manual de la información. A la hora de trabajar con la hoja de cálculo es necesario distinguir entre los libros para seleccionar a los proveedores de aquellos empleados para evaluarlos:

-Respecto al registro de proveedores: los libros cuentan con un amplio número de columnas y filas. y permite utilizar filtros para acceder rápidamente donde necesites.

-Respecto a las opciones de cálculo: la función de arrastrado de fórmulas permite aplicar a los datos contenidos en una fila, serie de filas o columnas la misma fórmula. Esto facilita y agiliza el proceso de cálculo.

 B. Achilles: plataforma online que ofrece a los compradores acceso a las fuentes de productos y servicios, además de ver datos validados de los proveedores y verificar el cumplimiento de los mismos.

Opciones que permite: Calificación integral de proveedores, auditorias, evaluación de proveedores para casos de contratos especiales y comunicación bidireccional.

 C. Sistema SAP o ERP: Dentro de cada sistema de gestión empresarial se pueden introducir sistemas de apoyo específicos en un área en concreto integrada por defecto en el sistema, como en este caso.